Information about data processing
V2 (022024)
ITM Isotope Technologies Munich SE uses the onlyfy application manager service (by XING) to process job applications. This Privacy Policy will inform you about the processing of your data by the onlyfy application manager service and by ITM Isotope Technologies Munich SE.
Shared responsibility
With regard to interaction within the company account of ITM Isotope Technologies Munich SE, ITM Isotope Technologies Munich SE and New Work SE have shared responsibility pursuant to Article 26 GDPR, as they jointly determine the purposes and means of processing pursuant to Article 4 (7) GDPR. The current version of the agreement on shared responsibility pursuant to Article 26 GDPR, which New Work SE concludes with companies that use onlyfy application manager, can be viewed here https://www.xing.com/terms/onlyfy-one to gain information on the key aspects of the agreement.
Data processing by New Work SE
onlyfy application manager is part of the extensive XING service operated by New Work SE, which pursues the aim of improving and simplifying users’ working lives with a variety of applications (onlyfy application manager, as well as the XING social and jobs network, kununu, etc.), and creates a more fulfilling working world of work for individuals while boosting the performance of companies. As part of the extensive XING service, onlyfy application manager is an online platform on which or through which talent and companies meet.
With regard to data processing for which New Work SE is solely responsible or is responsible within the scope of the shared responsibility with ITM Isotope Technologies Munich SE, detailed information is available in the XING Privacy Policy at https://privacy.xing.com/en/privacy-policy. You will also find contact details for New Work SE, as well as for the New Work SE data protection officer there.
Job applications with onlyfy application manager
When submitting an application, you enter into a user relationship with New Work SE for the purpose of processing applications. In addition, you will receive support and New Work SE can present you with other opportunities in support of your career. A public profile will not be automatically created for you on the XING social and jobs network. The legal basis for New Work SE processing your data is, in particular, Article 6 (1)(b) GDPR (processing necessary for the performance of a contract).
Pausing your online application
You can pause the creation of your online application at any time and continue at a later point. Cookies are used for this purpose. The data you provide to create the user account, as well as any uploaded documents, are recorded in the company account of ITM Isotope Technologies Munich SE in onlyfy application manager. The data remains recorded even if an application is paused and/or not completed. In this case, your application is flagged as incomplete and the data remains visible to ITM Isotope Technologies Munich SE only.
Visibility of your data
The data you have provided as part of the online application can be read, edited, or updated in your candidate profile at any time.
Notes on the special functions of onlyfy application manager
Calendar function
If the calendar function is used, your data is processed during and for the purpose of setting appointments within the application process. The legal basis is Article 6 (1)(f) GDPR. The calendar function is provided by an IT service provider (Cronofy Ltd., United Kingdom). The United Kingdom is classified as a secure third country based on the adequacy decision of the European Commission. Further information on data protection at Cronofy is available here: https://www.cronofy.com/gdpr/ and https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/
WhatsApp application
If you use the apply using WhatsApp function, your consent, which can be withdrawn at any time, forms the legal basis for communication (Article 6 (1)(a) GDPR). When applying via WhatsApp, all required applicant information is requested during a WhatsApp chat. The data is then sent directly to onlyfy application manager through a service provider, and is processed further there as part of and for the purpose of the normal application process.
The apply via WhatsApp function is provided by an IT service provider (PitchYou) that can gain access to your data for this purpose. More information is available here: https://www.pitchyou.de/en/pitchyou-gdpr. Candidate data from apply via WhatsApp are transferred to onlyfy application manager via an interface. Immediately after this transfer, candidate data are deleted from the apply via WhatsApp infrastructure in PitchYou. Further processing then takes place exclusively in onlyfy application manager.
Please note that you use your personal WhatsApp account for applications, and therefore we cannot rule out that messages will be transferred, to the USA in particular. WhatsApp data protection information, such as its processing or exercising of data protection rights with regard to WhatsApp is available here: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Subject to your consent, your application will be sent from WhatsApp via the PitchYou infrastructure to onlyfy application manager. You have the right to withdraw your consent to this at any time. Either way, your application data will be deleted from the PitchYou infrastructure once transferred to onlyfy application manager, meaning that PitchYou will not process your data any further.
Applicability of the Swiss Federal Data Protection Act (FADP)
The FADP applies to circumstances which have an impact on Switzerland, even if said circumstances are initiated outside of Switzerland. Correspondingly, this privacy policy applies to information in line with the EU GDPR and the FADP. Here, EU GDPR terminology is used in favour of FADP terminology. However, FADP terminology is used if the FADP applies and the terminology differs from EU GDPR terminology in a given language. The About this site section on XING contains the name and address of our representative in Switzerland.
Datenschutzerklärung
Inhalt
A. Informationspflichten der ITM-Gruppe bezüglich Bewerberdaten- Präambel
- Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
- Personenbezogene Daten
- Gemeinsame Verantwortlichkeit
- Übermittlungen
- Speicherung Ihrer Bewerbungsdaten, Auskunftsanspruch und Löschungswunsch
C. Ihre Rechte
D. Änderungen
A. Informationspflichten der ITM-Gruppe bezüglich Bewerberdaten
1. Präambel
Gegenstand dieser Datenschutzerklärung ist die Information darüber, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung über unsere Website verarbeitet werden.
Mit dem Absenden des Bewerbungsbogens an die ITM-Gruppe geben Sie Ihr Einverständnis, dass Ihre Angaben für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert, verarbeitet und für den Kontakt zu Ihnen im Bewerbungsprozesses genutzt werden dürfen. Ohne dieses Einverständnis können Sie Ihre Onlinebewerbung nicht absenden.
ITM Isotope Technologies Munich SE, Human Resources, Walther-von-Dyck-Str. 4, 85748 Garching/München, career@itm-radiopharma.com, + 49 (89) 329 8986 6000. Unseren Datenschutzbeauftragen können Sie über
datenschutz@itm-radiopharma.com kontaktieren.
Die ITM Isotope Technologies Munich SE, die ITM Oncologics GmbH, die ITM Medical Isotopes GmbH, die ITM Pharma Solutions GmbH und die ITM Solucin GmbH stellen eine Unternehmensgruppe i.S.v. Art 4 Nr. 19 DSGVO dar. Für den Bereich der Datenhaltung, der Umsetzung der Datenschutzvorschriften, hat die ITM Isotope Technologies Munich SE einen beherrschenden Einfluss auf die übrigen Unternehmen. Die ITM Isotope Technologies Munich SE kontrolliert im Sinne des Datenschutzes, die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in den in der Unternehmensgruppe angeschlossenen Unternehmen. Für die Unternehmensgruppe ist ein Datenschutzbeauftragter benannt, der von jeder Niederlassung leicht erreicht werden kann.
2. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Sämtliche Daten, die Sie uns über das Bewerbungstool zur Verfügung stellen, werden allein zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens verarbeitet und dienen allein der Bewertung der fachlichen Eignung und der Kontaktaufnahme mit Ihnen. Hierzu zählen Ihr(e) Anrede, Vorname, Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mailadresse, Ihr Lebenslauf sowie Daten zu Ihrer Ausbildung und Qualifikationen (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO; § 26 BDSG). Sie müssen im Rahmen der Beschäftigung aber nur die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Beschäftigung erforderlich sind. Andernfalls ist eine ordnungsgemäße Personalverwaltung nicht möglich.
Sofern Sie in dem Bewerbungsschreiben oder anderen von Ihnen im Bewerbungsverfahren eingereichten Unterlagen selbst „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ nach Art. 9 DSGVO mitteilen (z. B. ein Foto, das die ethnische Herkunft erkennen lässt, Angaben über Schwerbehinderteneigenschaft, usw.), bezieht sich Ihre Einwilligung auch auf diese Daten. Die ITM Isotope Technologies Munich SE möchte allerdings alle Bewerber nur nach ihrer Qualifikation bewerten und bittet daher, auf solche Angaben in der Bewerbung möglichst zu verzichten.
Ihre Bewerbungsunterlagen werden nur an die Abteilungen weitergegeben, die diese zur Bewertung der Bewerbung und für die Einstellung benötigen (HR-Abteilung, zuständige Fachabteilung, die für Stellenausschreibung verantwortlich ist, Rechtsabteilung und Vorstand der ITM Isotope Technologies Munich SE).
3. Personenbezogene Daten
Für die automatisierte Verarbeitung Ihrer Bewerbung werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:
- Vorname, Nachname, E-Mail und ggf. auch Adresse/Ort, Geburtsdatum, Anrede, Telefonnummer, Staatsbürgerschaft
- Von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein)
- Lebenslauf, insbesondere Angaben zu Berufserfahrung und Ausbildung
- Kompetenzen (z.B. Photoshop, MS Office)
- Bewerbungsfoto
- Qualifikationen, Auszeichnungen und Sprachfähigkeiten
- Motivationsschreiben
- Dateien und Dokumente, die Sie ggf. hochladen
Wir speichern die schriftliche, elektronische Kommunikation, die zwischen Ihnen und dem ITM-Unternehmen, für das Sie sich bewerben, stattfindet. Des Weiteren verarbeiten wir Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden.
4. Gemeinsame Verantwortlichkeit
In diesem Zusammenhang unterstützt uns die New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, als technischer Dienstleister, die uns die Software „onlyfy application manager“ zur Verfügung stellt. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen. Auf bzw. über onlyfy application manager können Unternehmen unter anderem Stellenanzeigen veröffentlichen, interessante Talente identifizieren (ggf. auch aus dem beruflichen Netzwerk XING), Bewerbungen empfangen und verwalten sowie sich mit Talenten und Bewerbern austauschen. Die New Work SE unterstützt dieses Zusammenkommen von Talenten und Unternehmen auf bzw. über onlyfy application manager. Dies erfolgt unter anderem durch die Empfehlung von Talenten und deren Anzeige im Unternehmens-Account des Kunden sowie durch die Generierung und Bereitstellung Recruiting-relevanter Informationen und Analysen auf Basis von Daten, die die New Work SE in onlyfy application manager und ggf. in anderen XING-Anwendungen oder außerhalb verarbeitet. Die New Work SE gewährleistet durch technische und organisatorische Maßnahmen den Schutz der Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung.
Wir haben entsprechend dieser gemeinsamen Verantwortlichkeit einen Vertrag gem. Art 26 DSGVO mit der New Work SE abgeschlossen, dieser regelt welche Verpflichtung aus der DSGVO die Verantwortlichen übernehmen und gewährleisten. Die Verantwortlichkeiten finden Sie in dem nachfolgenden Link in der Anlage 2 des Vertrages:
Link: onlyfy application manager: AGB | XING
5. Übermittlungen
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung erhobenen Daten werden weder veröffentlicht, noch unberechtigt, insbesondere also ohne Ihre Einwilligung, an Dritte weitergegeben. Abgesehen von unseren Mitarbeitern, welche Ihre Daten im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Bewerbung verarbeiten, geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter.
6. Speicherung Ihrer Bewerbungsdaten, Auskunftsanspruch und Löschungswunsch
Personenbezogene Daten von abgelehnten Bewerbern werden für eine maximale Dauer von sechs Monaten, beginnend mit dem Tag der Ablehnung der Bewerbung, gespeichert. Falls Sie im Zuge Ihres Bewerbungsverfahrens eine längere Speicherdauer bevorzugen (etwa um Ihren Bewerbungsprozess später fortzuführen), bitten wir Sie, diese Einstellungen bei der Registrierung entsprechend vorzunehmen. Die dargestellten Grundsätze gelten auch bei einer Initiativ-Bewerbung, also, wenn Sie sich nicht auf eine konkrete Stelle bewerben oder bei einer Zusendung der Bewerberdaten über den Postweg oder E-Mail.
Längere Speicherfristen können sich auch daraus ergeben, dass die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor einer Behörde notwendig sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist.
B. Informationspflichten der ITM-Gruppe bezüglich Cookies
1. Präambel
Auf unserem Bewerbungsportal kommen Session Cookies zum Einsatz. Cookies sind kleine Textdateien, die es uns ermöglichen, die Nutzung unseres Bewerbungsportal für die Bewerber angenehmer zu gestalten, indem z. B. festgestellt werden kann, ob Sie eine einzelne Seite unserer Website bereits besucht haben und dadurch Informationen über Ihre bevorzugten Aktivitäten auf der Website zu speichern, bzw. so unsere Website an Ihren individuellen Interessen auszurichten. Sobald ein Nutzer auf unsere Plattform zugreift, wird ein Cookie auf dem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone oder PC) des jeweiligen Nutzers abgelegt.
2. Session Cookies
Wir nutzen die nachfolgenden Cookies beim Bewerbungsportal nur, um es Bewerbern zu ermöglichen, sich anzumelden und das Bewerbungsportal sicher zu nutzen:
Name | Domain | Anbieter | Zweck der Datenverarbeitung | Standardablaufzeit |
PHPSESSID | Itm.onlyfy.jobs | ITM | Dieses Cookie ist zur Nutzerauthentifizierung an den diversen Datenbanken und zur Verwendung bei Formularen notwendig | 24 Stunden |
Rechtsgrundlage für diese Cookies ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO unser berechtigtes Interesse. Wir sind der Ansicht, dass aufgrund unserer implementierten Maßnahmen unser Interesse an der Verarbeitung der Daten überwiegt.
3. Content Delivery Network (CDN)
Wir betreiben unser Bewerbungsportal auf Servern in Rechenzentren, die ausschließlich in der Region Frankfurt angesiedelt sind. Für die weltweite Bereitstellung des Bewerbungsportal verwenden wir das Content Delivery Network (CDN) von Cloudfront.
Dies ist ein Dienst der Amazon Web Services Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109-5210. Es stellt Duplikate von Daten einer Website auf verschiedenen weltweit verteilten AWS-Servern zur Verfügung. Auf diese im Nicht-EU-Ausland stehenden Server wird nur in dem Fall zugegriffen, wenn diese Website aus einem Netzwerk im Nicht-EU-Ausland aufgerufen wird. Damit erreichen wir eine schnellere Ladezeit der Website, eine höhere Ausfallsicherheit und einen erhöhten Schutz vor Datenverlust. Einige der auf dieser Website eingebundenen Bilder und Dateien werden dann beim Aufruf der Seite aus dem Cloudfront CDN geladen.
Die Nutzung von Amazon Web Services und dem Amazon CDN Cloudfront erfolgt im Interesse einer höheren Ausfallsicherheit der Website, dem erhöhten Schutz vor Datenverlust und einer besseren Ladegeschwindigkeit dieser Website. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
Mehr über die Datenschutzmaßnahmen von Amazon Web Services erfahren Sie unter:
Link: DSGVO – Amazon Web Services (AWS)
4. Sicherheit
Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Natur, des Umfangs, des Kontextes und des Zwecks der Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für den Betroffenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
C. Ihre Rechte
Sie haben das Recht, jederzeit von uns eine Bestätigung zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten und das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten. Ihr Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung zu fordern. Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen, Widerrufe oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten oder an die o. g. Kontaktdaten. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich im Falle von Datenschutzverletzungen bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
D. Änderungen
Wir halten diese Datenschutzerklärung immer auf dem neuesten Stand. Deshalb behalten wir uns vor, sie von Zeit zu Zeit zu ändern und Änderungen bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten nachzupflegen. Die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung ist stets unter „Datenschutzbestimmung“ innerhalb des Bewerbungsportal abrufbar.
Stand: [03.11.2022]